algemeen
nip
waop
       

NIEUWSBRIEF ARBEIDS- & ORGANISATIEPSYCHOLOGIE
Jaargang 7 - nr. 3 - juni 2009


Loopbanen via het internet: een virtuele verkenning

Albert Kampermann & John Gerrichhauzen
Anno 2009 browsen werknemers hun loopbaan, maken zelf een keuze voor advisering en begeleiding en stellen online een persoonlijk ontwikkelingsplan samen. Deze ontwikkeling heeft directe gevolgen voor het takenpakket van de lijnmanager of P&O-functionaris.

Op het web verschijnen steeds meer vacaturebanken met de meest actuele vacatures. Stilaan groeit ook de webpresentie van ondernemend Nederland met een wervend imago. Online kunnen cv ’s ingevuld, vindt online testing plaats, competence assessment, management development, e-hrm, headhunting, webbased trainingen en e-coaching. Maar ook loopbaanmanagement wordt een doe-het-zelf aangelegenheid die past bij het beeld van de nieuwe, zelfverantwoordelijke werknemer. Anno 2009 browsen werknemers hun loopbaan, maken zelf een keuze voor advisering en begeleiding en stellen online een persoonlijk ontwikkelingsplan samen. Deze ontwikkeling heeft directe gevolgen voor het takenpakket van de lijnmanager of P&O-functionaris.

De Doe-het-zelf variant
Door de opkomst van virtuele toepassingen is loopbaanmanagement niet meer voorbehouden aan de lijnmanager of personeelsfunctionaris. De professionaliteit wordt in bits en bytes gekloond. Gesprekken tussen loopbaanmanager of extern adviseur en medewerker worden vervangen door online coaching van een adviseur of bureau.

Bij dit doe-het-zelf-loopbaanmanagement regelen medewerkers net als hun bankzaken hun eigen loopbaanwensen. Naast een aanzienlijke tijdswinst is er sprake van een lagere drempel. De websites kunnen vanaf de eigen werkplek of zelfs vanuit thuis benaderd worden en zijn niet na vijf uur gesloten. Vrijheid van tijd en plaats en psychologisch een gemakkelijker te nemen horde. De anonimiteit die ontstaat door het wegvallen van de fysieke ontmoeting zien velen juist als een voordeel, zeker wanneer het gaat om psychologische testing. De rapportage is net zo uitgebreid maar wordt nu bijgesloten in een e-mail.

Maar de doe-het-zelf benadering gaat nog verder. Eenmaal geëquipeerd met een goede diagnose van de eigen competenties is de medewerker in staat tot concretisering van zijn wensen. Hij kan surfen door verschillende uitgebreide vacaturebanken of direct naar de organisatie van zijn keuze om te kijken of er vacatures zijn die passen bij zijn competentieprofiel. Veel bedrijven bieden vervolgens de mogelijkheid om rechtsreeks via het web te solliciteren.

De Doe-het-met variant
Bij loopbaanmanagement gaat het natuurlijk niet uitsluitend om externe mobiliteit. Sterker nog: de meeste mensen zijn vooral geïnteresseerd in de mogelijkheid tot horizontale, dan wel verticale loopbaanpaden in de eigen organisatie. Er zijn talrijke voorbeelden bekend van intranettoepassingen waarbij loopbaanmanagement ondersteund wordt met een vergelijkbare insteek als bij het internet.

Loopbaanmanagement wordt door internetapplicaties strategisch ondersteund wanneer organisaties voor hun personeelsplannen gebruikmaken van bijvoorbeeld Online Analytical Processing (OLAP), Decision Support Systems (DSS), Executive Information Systems (EIS) en Data Mining. Deze systemen bieden inzicht in businesstrends en -patronen en helpen organisaties om hun besluitvorming te optimaliseren (analyseren, diagnosticeren, afstemmen door middel van workflowmanagement, groupware).

De loopbaanmanager krijgt hierdoor een groter beeld van de organisatie en haar medewerkers. Hij houdt zicht op sleutelvariabelen zoals bestaande en potentiële competenties in de organisatie. En kan allerhande interne databases raadplegen over verschuivingen in het personeelsbestand, wie is waar in opleiding, wie heeft interesse in welke functie en op welke afdeling komt een plaats vrij? Hij kan persoonlijke bronnen raadplegen van medewerkers en via e-mail direct ingrijpen in bepaalde processen en resultaten boeken. De manager kan op vloeiende wijze de informatie combineren uit verschillende systemen en op basis daarvan snel reageren.

Met de integratie op intranet worden er directe relaties zichtbaar tussen de interne en externe omgeving. De loopbaanmanager beschikt op ieder moment over volledige en actuele informatie om medewerkers te begeleiden bij hun verdere loopbaanontwikkeling.
Loopbaanmanagers hebben een belangrijke rol in het geautomatiseerd identificeren en onderhouden van competenties per afdeling, teams en individuen. Deze worden in grote kennisbestanden opgeslagen en met behulp van intelligente software kunnen mobiliteitspaden berekend worden. De mobiliteitsafdeling als voorbeeld beschikt vervolgens over een aan deze kennisbanken gekoppeld Computer Based Training System dat de juiste trainings- en scholingstrajecten weergeeft naargelang de gekozen loopbaanpaden. Daarmee is de cirkel nog niet rond. Vervolgens bestaat de mogelijkheid om online bedrijfsopleidingen ofwel Collaborative Virtual Work Environments aan te bieden waarin medewerkers de gekozen training of scholing rechtstreeks vanaf de PC op de werkplek of thuis volgen.

Gevolgen voor de communicatie
Bij digitale communicatiemedia is sprake van het wegvallen van een of meerdere waarnemingskanalen en -mogelijkheden. Dit heeft een aantal gevolgen voor de communicatie:

  • Missende social cues
    Persoonlijkheidskenmerken en de algeheel waarneembare communicatiesituatie zijn moeilijk in de interactie te betrekken, evenmin is het mogelijk houding en gebaren als gespreksregulatoren te laten gelden. Het uiten van emoties en stemming valt buiten de controle van deelnemers.
  • Afwezigheid sturende feedback
    Een bijzondere eigenschap van non-verbale houdingen en gebaren is het communicatieve gedrag dat bijdraagt aan de coördinatie van communicatie. Zoals hoofdknikken, wegkijken, bepaalde blikken waarmee 'zenders' van een boodschap registreren of en hoe de boodschap bij hun 'ontvangers' aankomt.
  • Sociale anonimiteit
    De medewerker communiceert weliswaar met een reëel iemand, maar zit fysiek gezien achter een computer en heeft op dat moment geen contact met een ‘echte’ coach in zijn directe omgeving. De medewerker moet zich een voorstelling maken van zijn coach. Die wordt op basis van missende social presence minder bewust als mens waargenomen maar eerder als zakelijk en onpersoonlijk medium beschouwd.

De nieuwe ontwikkelingen stellen nieuwe eisen aan het vak van de loopbaanmanager. Naast de rol van assessor (analist van competenties en ontwikkelingsbehoeften) is hij developer (verkenner van loopbaanmogelijkheden en realiseren van loopbaanontwikkeling) en coach (begeleider). Via het internet is het moeilijk om een levensechte, sociale omgeving te creëren. Sociale afstand in virtuele omgevingen kan leiden tot verlies aan (zelf)vertrouwen bij medewerkers en tot isolatie. De psychologische afstand kan te groot worden waardoor de effectiviteit van het medium juist weer teniet gedaan wordt. Nodig zijn derhalve personalisatietechnieken die het ook in virtuele omgevingen mogelijk maken om in een informele sfeer te communiceren. Deze technieken zijn gebaseerd op specifieke netcompetenties die ingedeeld kunnen worden naar:

  • Virtual Socialization Skills
    Leren en werken in virtuele communities vereist dat deelnemers en coach in staat zijn een levendige beschrijving van zichzelf te geven, in staat zijn om naast feitelijke informatie ook bewust informele smalltalk te genereren om een sfeer van bekendheid en vertrouwen te creëren. In teksten moeten signalen opgenomen worden die wijzen op de betrouwbaarheid van deelnemers en dat eist dat men verbaal sterk onderlegd is.
  • Virtual Collaboration Skills
    De coach en medewerkers moeten omgangsregels vaststellen, evenals regels voor de evaluatie van resultaten, tijdsmanagement, leren scheiden van inhoudelijke en persoonlijke interactie.
  • Technical Skills
    Leren omgaan en hanteren van hardware (PC) en software.

Deze condities zijn te benoemen als voorwaardelijke competenties voor het functioneren in virtuele omgevingen en gelden voor zowel de coach als zijn medewerkers. Maar er is ook sprake van het overbruggen van cultuurverschillen. De persoonlijke begeleiding via het internet zal zich ook rekenschap moeten geven van de problemen en weerstanden met de digitale media te overbruggen. Maar ook zal rekening moeten houden met individuele verschillen, behoeften, leerstijlen en een daarop afgestemde stijl van coaching. Tot slot mag niet uit het oog verloren worden dat ook de persoonlijke ontmoeting tussen een loopbaanmanager en zijn medewerker belangrijk blijven.

Drs. Albert Kampermann is projectmanager van de Loopbaanuniversiteit, een afdeling van de Open Universiteit Nederland.
Prof.dr. John Gerrichhauzen is hoogleraar bij het Ruud de Moor Centrum van de Open Universiteit.

Reageren? Mail naar A&O-items.